The Changes and The Problems in E-Procurement

Sebaiknya pertama kita bahas terlebih dahulu apa sih sebenarnya E-Procurement itu..

E-Procurement mencakup seluruh integrasi dari sistem elektronik dari keseluruhan aktifitas dari procurement. Aktifitas procurement itu mencakup pembelian produk dari supplier (termasuk pembelian/pembayarannya), termasuk transportasi, produk jadi didalam warehouse sebelum produk tersebut digunakan / dijual.

E-Procurement ini sebenarnya diharapkan untuk meningkatkan performance dari :
1. Dengan harga yang tepat
2. Diantarkan pada waktu yang tepat
3. Dengan kualitas yang tepat
4. Dengan kuantitas yang tepat
5. Dari sumber yang tepat

Nah according pembahasan diatas kalau mereview mengenai e-procurement yang saya ketahui, saya akan menggunakan contoh e-procurement di perusahaan tempat saya bekerja meskipun masih bersifat e-procument parsial karena belum terpenuhinya keseluruhan dari proses yang disebut e-procurement.

Berikut adalah gambaran penuh proses yang seharusnya ada di e-procurement :



Yang ada di parsial e-procurement yang saya ketahui adalah di website http://po.nutrif**d.co.id.
Disini hanya mencakup bagaimana penyampaian PO (Purchase Order) dari perusahaan ke supplier, penyampaian PO ini dapat berubah sewaktu-waktu ke supplier berbeda.

*Gambaran bentuk website diatas :


*jangan dilihat ada chat ymny yah anggap ga ad ap2 :p*

Contoh diatas adalah pengiriman PO yg sudah diattach dalam bentuk pdf :D..
*


PO header akan muncul di website secara langsung sesuai dengan yang ada di ERP dan kemudian secara manual officer purchasing akan mengattach PO yang ditarik dalam bentuk PDF yang kemudian akan diproses oleh urutan kerja Officer - Eksekutif - Manager lalu baru akan sampai ke Supplier.

Supplier akan selalu diremind bila ada PO baru ataupun PO yang belum di follow up.


Sebenarnya di e-procurement ini supplier hanya bisa melakukan :
1. Approve PO bila supplier menyetujui segala hal baik dari harga, quantity, dan tanggal pengiriman
2. Confirm Date bila supplier menyetujui semuanya kecuali tanggal pengiriman
3. Reject bila supplier tidak setuju diluar dari tanggal pengiriman
4. Supplier dapat mengawasi PO yang terpending ataupun yang sudah difollow up

Dan kemudian kalau kita rangkum mengenai kesempatan dan masalah yang mungkin terjadi di e-procurement ini dapat dijabarkan sebagai berikut :

Masalah :
1. Tidak tersinkronnya mengenai jumlah real stock karena semua dilakukan berdasarkan planning dari PPIC pabrik sehingga semua sudah terschedule tidak hanya real stock namun juga bahan baku dan bahan kemas

2. Pengukuran yang terkadang kali tidak tepat karena pemilihan supplier dilakukan manual berdasarkan negosiasi sehingga membuat pemilihan supplier dapat berubah sewaktu-waktu. Dan membuat e-procurement ini bukan sebagai web trader hanya sebatas penyampaian PO

3. Penukaran faktur harus dilakukan manual karena pemenuhan / penyampaian pembelian terhadap supplier harus di follow up dengan sistem yang berbeda. Karena e-procurement ini hanya sampai supplier mengapprove order yg ditawarkan ke mereka.



Kesempatan atau keuntungan akibat adanya e-procurement :
1. Simplicity
Mengurangi penggunaan kertas secara signifikan, disertai waktu yang tidak terbuang sia-sia karena harus mendelivered PO ini dengan cara yang berbeda setiap suppliernya. Ada yg melalui email, faximile, dikirim langsung, dll. Membuat user sangat kewalahan karena tidak adanya kesamaan sistem/standarisasi. Dan dengan adanya e-procurement ini membantu sekali kinerja dari user untuk mengawasi kualitas, kuantitas dari bahan yang dipesan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

2. Good Purchase Control
Tidak adanya alasan supplier untuk menunda pengiriman karena alasan belum adanya PO. Karena PO akan terdelivered pada saat PO tersebut di upload oleh user. Sehingga diharapkan pemenuhan PO langsung dapat diterima sesuai dengan dateline/lead time yang ada. Dari user pun dapat mengecek mengenai history dari PO untuk monitoring PO internal mereka.

No idea lagi hohho..Mungkin akan diedit kalau tiba2 terlintas hehe..Bdw kemajuan bahasanya amat sangat formal ihihiih..

Hmmf..

Relation between E-Business and Strategy ????

E-Business dan Strategy ????

Ga disangka kalau e-business ternyata juga punya strategi..Loh kog bisa??..Iy bisalah hohohoh sekarang ini disemua bidang ada strategi secara spesifik..

Kalau kata mereka *para dosen dan sejenisnya* framework atau toolsnyaa..Biasanya mereka *cek kalimat pertama* akan bilang "Semua akan mudah kalau kalian ikuti frameworknya semua sudah ada toolsnya tinggal kalian gunakan saja kog bla2x.."..

Tapi itu ga semudah yang dibayangkan karena penilaiannya subjektif ga ada yg benar dan yg salah..Yang ada pertimbangan alternatif strategi mana yang terbaik dari segala aspek yang ditelaah. Ribet yah makin lama hahaahha..Make it fun offcourse..

Mungkin mula-mulanya dibahas dulu mengenai Tahapan strategi dalam e-business biar ga bingung..Gambarnya seperti berikut :



Nah yang ingin dibahas adalah tahapan ketiga "Strategic Definition" dimana didalam tahapan ini terdapat 6 elemen dalam pendeinisian strategi untuk sebuah e-business. So, ini maksudnya terdapat beberapa pilihan yang mungkin digunakan semua atau beberapa definisi dari elemen-elemen yang ada.

Biar ga mumet bacanya saya coba mereview dari sudut pandang saya tentang e-business yang dijalankan oleh perusahaan tempat saya bekerja (bidang food and beverages).
Dimulai dari :

1. E-business channel priorities
Disini dijelaskan bagaimana perusahaan tetap menjaga channel prioritas dengan istilah "Right-Channeling" *bingung kan? sama kog hahaha..* dijelaskan bahwa e-business yang dijalankan perusahaan adalah untuk menggapai customer yang tepat, diwaktu yang tepat, dengan menggunakan channel komunikasi yang tepat, dan yang terakhir tentu saja penawaran, produk, atau pesan yang jelas.
Dan yang mungkin sudah dilakukan adalah pembagian secara besar brand-brand yang ada menjadi website terpisah dan tetap di embeed di tempat yang sama. Di perusahaan ini memiliki main website (www.nutrif**d.co.id) dan didalamnya di-embeed dengan website brand yang saya maksud diatas (www.l-m*n.com, www.wrp.., dll *i forgot all the web :))*).
Segmentasi ini dilakukan mungkin untuk memecah pemetaan produk dan customer *sotoy mode on* ke website yang sesuai. Kedepannya akan dibangun CRM yang integrated dengan semua customer *untuk saat ini CRM lebih menangani keluhan dan saran konsumen namun tidak get connected online*..
Di beberapa website brand tersebut telah diarahkan ataupun dilakukan penjualan produk/paket produk secara online (www.l-m*n.com) ataupun booking jadwal / pembelian produk secara online (www.wrp...*lupa nama websitenya wkwkwkkw ... --",,*)..
Tujuannya jelas untuk menarik dan mendorong customer untuk membeli melalui channel online yang tepat kannn....Dan setelah ini berjalan dan get 'real' live akan dibangun sebuah CRM *status on progress pembuatan, kalau ada yg ga tau tentang CRM searching google yaks :D*..Jadi nanti kalau ada customer tinggal memasukkan ID dan ini yang akan membantu perusahaan untuk memisahkan jenis level atau background dari customer. *btw maunya juga ada konsultasi online tinggal embeed yahoo ID, MSN ID or something untuk people get connected live with 'the product' --> semoga dibaca :))*
Kalau dikaitkan dengan integraso dari core business, struktur perusahaan, inisiatif perusahaan, culture dan value perusahaan *inspiring a nutritious life*, dan hal-hal teknis tentu saja ini sudah dilakukan dengan cermat dan tepat *kl ga gila aj mn ad yg mau invest untuk hal yg wasting gt kan..*

Btw contoh website seperti berikut biar ada gambaran :

www.nutrif**d.co.id









www.l-***.com









www.***-diet.com








po.nutrif**d.com








www.neo.nutrif**d.co.id







2. Organizational restructuring and capabilities
Yang pasti diperusahaan inni dilakukan "In-house division (integration)" antara satu brand dengan brand lain didalam satu wadah biar sinkron dan ga mungkin juga sih sikut sana sini secara brand nya aja memang hal yang terpisahkan. Pendiferensiasian yang sudah dijelaskan diatas telah jelas bahwa segmentasi customer terhadap produk dalam varian harga yg berbeda *disini jenis produk apapun tidak ada yang sejenis maksudnya untuk susu anak muda yah ud itu aja ga ada susu pengganti yg dibuat sebagai rival sendiri*. Sehingga sudah pasti hal ini meminimaisasikan konflik pada channel yang ada karena memang hal tersebut merupakan hal yang berbeda.
Mungkin yang kurang hanyalah mengenai specialist atau staff yang ahli dalam hal ini belum ada dan threat seperti internet memang menjadi permasalahan yang besar. *ada aja masalahnya diinternet huh,, ribet banget tinggal ganti ke broadband banyak pertimbangan dan bla2..cape =="*..Hal inilah yang masih harus diperbaiki untuk mendukung jalannya e-business dengan baik dan tepat.

3. Business, service and revenue models
Mungkin bisnis ini jalan karena adanya partnership dan memang penggunaan website ini masih sebatas pemberian informasi. Sehingga revenue model dari aspek ini sebenarnya amat sangat kurang atau memnang tidak diperhatikan. Banyak hal yg sebenarnya flexible namun tetap tidak bisa jalan karena keterbatasan sumber daya dan paradigma yang kuat. E-business bukan lah jalan melainkan kebutuhan yang harus ada. *so ditunggu saja kapan bisa berkembang speechless @.@*.

But still we should talk about future..Transactional e-commerce bisa menjadi alternatif dan perusahaan bisa mendapatkan penjualan service dan produk dari website ini secara online tentunya. Hal ini baru bisa tercapai bila,, integrasi dari tahap keputusan dan element itu tetap masih dikoridor yang sama *makin pandai berkata2 hohoho*

4. Marketplace restructuring
Bisa dibagi menjadi dua hal :
a. Sell-side
- menjual produk khusus yang hanya dijual oleh e-store *on progress sebenarnya tapi masih berupa gimmick seperti kalung, gelang, dsb*
- mungkin yang paling tepat saat ini adalah go growth di e-store dan promosi di website, untuk partner intermediary sepertinya tidak mungkin *perusahaan ini mending nothing drpd harus ada medium disana*
b. Buy-side
- e-procurement ide yang keren sih tapi masih belum bisa dilakukan karena banyak perhitungan baik dari lead time harga dan sebagainya. Sebab tidak semua supplier itu 'baik' dalam prosedur ada juga yg ga. Beruntunglah sudah ada portal yang menjadi media penyampaian PO (Purchase Order) di website http://po.nutrif**d.co.id. Ini belum berupa e-procurement sebab login dibuat berdasarkan login supplier dan PO dideliver dan bisa saja tiba terjadi pergantian supplier karena faktor diatas (leadtime, harga, dll).

5. Market and product development strategies
Nah saat yang ditunggu kalau ditanya e-business ini sebenarnya mau dibawa kearah mana berdasarkan Ansoff Matrix. Menurut saya adalah Market penetration dan product development strategi. Alasannya sudah jelas karena dari segmentasi dari pasar pun sudah ada sehingga tidak perlu melakukan diversifikasi secara besar lebih kearah memperbaik yg sudah ada dan memperkuat fondasi.
Mengejar market growth, loyalty customer, dan value dari customer yang selalu terjada dengan produk ini. Dan development dilakukan dengan sales force yang besar *tentunya sudah on progress juga di website http://neo.nutrif**d.co.id tapi masih akan terus berkembang dan berkembang*. Improvisasi untuk mempersingkat waktu, sistem, tenaga, dll terus dilakukan bersama untuk memecahkan matriks permasalahan yang selalu terjadi berserta diversifikasi service dari produk yg sudah tersegmentasi ini loh..Bingungkan?? hahha..

Mungkin ini dianggap sebagai development strategi selain produk yg ditawarkan juga ada jasa seperti brand W*P di dua outletnya (di GI dan PP). Jasa yang ditawarkan adalah produk dan jasa disertai pilihan jasa yang diharapkan seperti diet, selulit, dll. *seperti maria bla2..tp kl disana kan produknya bukan yg mereka produksi kl disini semua produk perusahaan*

6. Positioning and differentiation strategies
Hal ini dapat dilihat dari kategori scorecard berikut :
- ease of use
+ konsistensi design dan navigasi
+ fungsionalitasi jelas dan efisien sehingga customer mendapatkan informasi yang tepat
- customer confidence
+ informasi yang jelas untuk 'contact us' perusahaan sudah lengkap baik email, telephone, dsb
+ peraturan privacy yang jelas, dan secara legal yang jelas
- on-site resources
+ tersedianya dan update mengenai informasi produk secara spesifik
+ adanya support / contact us pada setiap website
- relationship services
+ advice online masih harus dikembangkan
+ personalisasi data juga dalam tahap pengembangan
+ tutorial, glosary dan faq yang sudah tersedia
- overall cost
+ biaya dapat dikenakan dalam jasa pengiriman dan partnership

*btw score card ini seharusnya berbeda antara perusahaan yg satu dengan yg lain karena tujuan / objectivesnya berbeda..*
Strategi juga harus selalu direview jadi ukuran nya jelas selalu berubah dengan satu paradigma yg sama. Tetapi, berikut hal-hal yang harus dipertahankan dari sebuah positioning : product performance execelence, price performance execelence, transactional execelence, dan relationship execelence.

At the end of this blog banyak hal yang harus diperhatikan sebenarnya dalam membangun sebuah e-business *dan gw juga baru tau kl seribet dan pertimbangannya hahhaha.*. Intinya semua harus terintegrasi dan sinkron dari tujuan awal pembuatan e-business sehingga tujuan akhir ini bisa tercapai dengan kontribusi dari setiap pihak tidak hanya perusahaan secara internal tetapi juga eksternal seperti customer, supplier, dll.

How to Build E-Commerce (WebSite) - Simple Stages

Create summary guide for a small retailer company about the stages that are necessary in the creation of a website and the management issues involved.

Imaginasi..
Selalu kata itu muncul di setiap hal..Termasuk tugas minggu ini arghhhh..*feel so sleepy when i wrote down this text hoammm*..

By the way saatnya untuk "imaginasi" kalau-kalau ada perusahaan retailer yang ingin membuat website..Apa aj sih hal-hal yang harus diperhatikan, diperhitungkan, dan dipikirkan tentunya..

Dilihat dari seorang awam disertai dengan buku tebal ditangannya ini hohohoho...*at least ada yang mau tulis kan daripada ga sama sekali..semoga dibaca dan membantu hehe*..


Mungkin issue-issue yang harus dilakukan/dihadapi adalah :
1. Aplikasi e-business yang dibangun itu untuk jenis bisnis yang seperti apa. Yah bisnis dan bisnis semua hal yg dibuat, awalnya harus mempertimbangkan kalkulasi dari ROI (Return Of Investment). So, jenis e-business yang ingin dan akan dibangun tersebut apakah dari jenis usaha SCM, e-procurement, penerbit/percetakkan buku, food and beverages ataupun yang lainnya.

2. Teknologi yang akan kita gunakan seperti apa. Apakah email, web-based, dll. Hal ini akan berkaitan kedepannya dengan adopsi terhadap 'noise' teknologi baru yang akan muncul dikemudian hari. Intinya adalah harus memikirkan juga bagaimana teknologi yang ada sekarang ini bersifat flexible sehingga ketika ada teknologi baru yang masuk, teknologi yang ada akan dapat adaptive.

3. Membuat suatu KPI (Key Performance Indicator) terhadap service yang ingin dicapai. Misalnya kecepatan web/bandwith, security, availability, errors, dst. Dalam issue ini amat sangat berpengaruh di saat mendesign dan implementasi e-business ini.

4. Membuat result dimana kita akan menaruh website ini, secara internal atau eksternal outsourcing hosting. Kalau bisnis yang dibuat tidak terkait dengan hostingan secara signifikan seperti game online atau sejenisnya lebih baik menggunakan eksternal hosting karena lebih murah, cepat, dan efisien karena tingkat hubungan dengan website ini tidak terjadi hubungan dua arah. Kalau game online ataupun web seperti banking mungkin harus menaruh di internal hosting untuk menjaga tingak security, kecepatan ataupun error yang terjadi dapat diatasi dengan cepat.

5. Integrasi dari aplikasi ini sebagai solusi dari bisnis dengan partner/legacy system. Yang ini hanya untuk perusahaan yang SCMnya memang sangat dibutuhkan karena besarnya bisnis. Kalau untuk perusahaan retailer tidak terlalu dipikirkan karena dapat disusul dikemudian hari sebagai pengembangan aplikasi.

6. Akses platform dan perkembangan teknologi standar yang kita gunakan adalah yang memudahkan pengguna akhir. So, gunain aj aplikasi yang open source hooh..Misalnya PHP, MYSQL, dll sehingga tidak costly untuk biaya maintenance dan pengembangannya.

7. Menentukan skema dan schedule untuk mengatur kualitas data dan content dari e-business yang kita bangun ini. Karena ini merupakah salah satu hal yang sangat penting sehingga membuat user/pengguna akhir mendapatkan informasi yang up-to-date, mudah dicari dan membantu mereka tentunya.

8. Membuat rules untuk karyawan sendiri kita menggunakan akses internet ini sendiri. Hal ini bertujuan untuk mengurangi dan menghindari terbuangnya waktu yg sia-sia oleh karyawan ataupun munculnya 'threat' ilegal di e-business yang dibangun ini.

9. Untuk menjaga security dari data kita harus terus memaintain dengan menghapus data-data yang memang sebenarnya sudah tidak dibutuhkan. Karena kedepannya hal ini dapat membuat error/bug. So, prepare for the worst and hope the best.*hoohoho*

Bingung???*pegangan dulu..*..

Supaya ada gambaran, misalnya kita ingin membuat toko buku online seperti "amazon" atau pun "gramedia" namun dalam bentuk yang lebih sederhana.

Saya akan membahasnya dengan sesuai dengan penjabaran yang ada di gambar berikut : *wuih..tadinya juga sama bingung yg dibahas itu ap ehhe..tp dengan gambar ini lebih clear dan dapat memberi inspirasi*


a. Website 'e-online book' *buat nama website dengan imaginasi lol* merupakan konsep website untuk menjual buku baru dengan ditampilkan di website, dapat melakukan pemesanan terhadap buku dan juga memberikan link-link review buku/forum yang terkait dengan buku. Setelah itu, issue yang sering diperhitungkan adalah bagaimana kualitas sevice ini di user/pengguna akhir rata-rata. Karena bila membuat website yang penuh gambar akan membuat pengguna internet yang bandwidthnya rendah menunggu terlalu lama dan membuat pengguna jenuh dan bosan. Akhirnya mereka tidak akan membuka website ini lagi. So, beberapa kalkulasi terhadap design web ini harus memperhatikan 'simplicity'.

b. Anggaplah 'e-online book' menggunakan external hosting, karena kalau menggunakan internal hosting ROI nya tidak seimbang karena cost yang dikeluarkan lebih banyak. Gampangnya kita tinggal membayar max 500 ribu setahun untuk biaya hostingan external. Kalau internal bisa > 10 juta. Untuk menekan biaya maintenacenya juga perlu dipertimbangkan memasukkan iklan atau pun memasukkan link partnership seperti TIKI, DHL, atau sejenisnya. Cari hostingan yang dapat menjamin security dari website kita dan juga dari segala bentuk corruption data website. Hal yang penting diperhatikan adalah hostingan external yang dipilih sesuai dengan target market bila masih market indonesia lebih baik menggunakan hostingan lokal supaya lebih cepat dalam mengakses web ini. Namun kalau untuk global gunakan lah hostingan luar negeri supaya yang pengguna luar dapat mengakses lebih cepat dibanding di lokal. So pilih yang terbaik sesuai dengan target market dan segmentasinya juga kann..*ribet?? memang begitu supaya website bisa sukses,,banyak pertimbangannya ..*

c. Bagian ini lebih membahas mengenai platform dari web site ini, bentuk database, interface website, apa yang mau ditampilkan. Intinya disini merupakan tahap design baik secara teknis maupun content yang ada disini. Disini juda harus diperhatikan dengan maintenance dari data, hal ini agar kualitas data yang ditampilkan juga valid. Misal 'e-online book' dibuat dengan interface seperti amazon dan harus diperhatikan masalah up-to-date dari list buku, member, list harga, dan sejenisnya. *masalah teknis ga usa dipikirin tinggal bayar orang aja seperti mahasiswa tingkat akhir biasanya mau dikasih projek kaya gini hoho,,dibanding masukkin ke softwarehouse lebih mahal euy..butuh contact personnya?? call me??:p just kidding*

d. Beberapa integrasi dari web ini harus selalu mempertimbangkan sistem yang legal. Baik dari addons yang ada atau pun server terkait. Misalnya 'e-online book' menggunakan AJAX *kl ga ngerti AJAX yang kaya facebook itu lah..langsung kerefresh sebagian halamannya* perlu dicek kemampuan browser apakah java scipt diaktifkan atau tidak, ataupun ada tambahan add-ons yang tidak disupport oleh webserver / hostingan itu sendiri.

e. Biasanya dilevel / tahap ini untuk membahas kualitas dari service level. Lebih ke KPI untuk internal website ini sendiri, hostingan, dll. Dari sini akan dilakukan review untuk orang yang mengelola web ini atau pun monitoring service level yang ditawarkan di antara tiga piha (pengguna, hostingan/partnership, dan perusahaan yang mengelola website ini). Akan muncul ide-ide baru untuk merefresh KPI atau yang diharapkan kedepannya untuk perbaikkan bersama biasanya. Misal kalau website ini minimal 3 kali/bulan pasti bermasalah, nah ini harus dicari solusi bersama untuk mencegah downtime di website mereka.

Finally *huff..* selesai juga blog ini..Semoga stage yang diatas dapat memberi pencerahan ketika anda berencana membuat website. *hoammmm,,,mau kerjain tugas yg lain huiks :((*